Privacy verklaring
Wanneer je op onze website actief bent of contact met ons opneemt deel je soms persoonsgegevens met ons. Wij gaan zorgvuldig met deze gegevens om en houden ons aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring leggen wij jou uit welke gegevens wij van je verzamelen en wat wij met deze gegevens doe. Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en COHOS, de manier van communicatie maakt daarbij niet uit.
COHOS, gevestigd te Hendrik-Ido-Ambacht en staat ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder naam COHOS en KvK-nummer 91041945, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@cohos.nl
COHOS kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.
Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou vertellen en gebruikt kunnen worden om jou te identificeren zijn persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan je naam, je contact- of adresgegevens.
Bijzondere gegevens
COHOS verzamelt geen bijzondere gegevens
Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
COHOS heeft niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker van onze websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd bent dat COHOS persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heeft verzameld zonder toestemming van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via info@cohos.nl en dan verwijderen wij deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door COHOS worden verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.
Wanneer verwerkt COHOS jouw persoonsgegevens?
- Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Wij helpen je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag hebt. Je kunt ons benaderen door te bellen, e-mailen of een formulier in te vullen op de website. Ook kan het zijn dat wij je gegevens krijgen via derden in verband met de dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen slaan wij een aantal gegevens van je op. Op die manier weten wij wie je bent en kan er bij de volgende contactmomenten teruggevonden worden waar het over ging.
Als je vragen hebt, slaat COHOS de volgende gegevens op:
- Naam
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Jouw bericht
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Om offertes op te stellen en te versturen
Voordat COHOS diensten aan biedt wordt er eerst een offerte verstuurd. Hiervoor worden de volgende gegevens opgeslagen:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Kamer van Koophandel nummer (optioneel)
- BTW-nummer (optioneel)
- Bankrekeningnummer (optioneel)
Wettelijk grondslag: gerechtvaardigd belang.
- Om een overeenkomst uit te voeren, aantekeningen van gesprekken te maken en afspraken te kunnen maken.
Als er bij COHOS diensten worden afgenomen dan wil je natuurlijk goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd. COHOS slaat de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Kamer van Koophandel nummer (optioneel)
- BTW-nummer (optioneel)
- Bankrekeningnummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
- Om te kunnen factureren & incasseren.
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk betaald worden. Als je dit niet doet, dan start COHOS een incassotraject. In verband met facturatie & incasso slaat COHOS de volgende gegevens op:
- A.W. gegevens
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Bedrijfsnaam (optioneel)
- Kamer van Koophandel nummer (optioneel)
- BTW-nummer (optioneel)
- Bankrekeningnummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting
- Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in onze dienstverlening.
Wanneer COHOS wijzigingen doorvoert in de dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of overige belangrijke zaken dan stelt COHOS je hier graag van op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan gebruikt COHOS de volgende gegevens om je in het nieuwsbriefsysteem te verwerken:
- Naam
- E-mailadres
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst
- Om je mijn nieuwsbrieven te sturen
Als je hebt aangegeven bij COHOS om de nieuwsbrief en gratis weggever wil ontvangen, slaat COHOS de volgende gegevens van je op:
- Naam
- E-mailadres
Wettelijke grondslag: toestemming
Doorgifte aan partners
COHOS werkt voor het uitvoeren van de dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners. Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:
- De nieuwsbrieven verstuurt (Mailblue)
- Betalingen & Incasso’s afhandelt
- Webhosting verzorgt (Transip)
- Boekhouding
- E-mails versturen/beheren (Outlook & Gmail)
Met sub verwerkers heeft COHOS een verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. COHOS werkt alleen samen met partners die kunnen voldoen aan de AVG wetgeving.
Enkele van de partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups hebben. Met deze partners heeft COHOS passende maatregelen genomen welke contractueel via een verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken en van deze partijen is geëist dat zij EU-VS Privacy Shield’ gecertificeerd zijn. De strengere GDPR (de AVG) is vaak door de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens goed worden beschermd.
Doorgifte aan derden
In principe deelt of verkoopt COHOS je gegevens niet met personen of organisaties buiten COHOS, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat COHOS verplicht is om je gegevens door te geven op grond van wettelijke plicht.
De beveiliging van jouw gegevens
COHOS heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd gebruik en verlies.
Alle partijen die jouw gegevens voor COHOS verwerken (sub verwerkers) of in kunnen zien (denk aan medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerk overeenkomst of geheimhoudingsverklaring.
Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Voor verschillende gegevensstromen hanteert COHOS verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd het recht om COHOS te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor het kopje “Jouw rechten”.
Persoonsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer en e-mail verwijdert COHOS 7 (zeven) jaar na ons laatste contact.
E-mail:
E-mail ouder dan 6 (zes) maanden wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een overeenkomst of oplossen van een geschil.
Facturen en offertes:
Facturen en offertes worden na de wettelijke bewaartermijn van 7 (zeven) jaar verwijderd. Je gegevens blijven tot die tijd aanwezig in ons factuursysteem.
Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens zelf uit ons nieuwsbrief systeem verwijderen.
Jouw rechten
Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens door ons. Ook heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@cohos.nl
Wij reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier werken, op je verzoek. Wij willen je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.
Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houden wij aan onze meldplicht datalekken en melden wij dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Mocht je een datalek ontdekken dan vragen wij je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval binnen 24 uur nadat je de lek hebt geconstateerd met ons te delen door een e-mail te sturen naar info@cohos.nl
Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heft alleen betrekking op de persoonsgegevens die COHOS verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. COHOS accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.
Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door COHOS om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen binnen ons bedrijf. Je kunt je abonneren op onze nieuwsbrief waar wij je op de hoogte houden van eventuele wijzigingen.
In ieder geval raden wij je aan om onze privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven van ons privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van COHOS ga je akkoord met deze wijzigingen.
Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Neem dan contact met ons op via info@cohos.nl
COHOS is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 91041945.